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制药与生物工程学院学生档案管理办法
发布人:制药与生物工程学院    时间:2018-01-10    浏览次数:122

第一章

第一条 为加强湖南化工职业技术学院(以下简称“学院”)学生档案的管理,使学院学生档案管理工作规范化、制度化、科学化,依据《中华人民共和国档案法》和教育部《普通高等学校学生管理规定》的有关规定,结合学院实际,制定本规定。

第二条 学生档案是指学院在学生管理活动中形成的,反映学生个人品德和学习、工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。

第三条 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则,必须严格执行有关档案管理制度,确保学生档案的完整、准确与安全,有利于学生档案的利用。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第四条 学工处档案室是学院学生档案管理的工作机构,并指定一名老师作为学生档案管理干事,专门负责监督和管理学生档案的工作;各二级学院学工办设立学生档案室并指定一名辅导员老师作为学生档案管理员,负责学生档案具体事务。

第五条 二级学院学生档案管理部门的职责是:

(一)在校学生档案材料的收集、整理及归档;

(二)在校学生档案的查阅;

(三)毕业生档案的转递;

(四)因故退学、被开除学籍学生档案的转递;

(五)遗留档案的管理;

(六)其它有关档案管理的事项。

第三章 学生档案的内容

第六条 学院学生档案应包括以下材料:

(一)高考档案材料;

(二)在校期间的学习成绩单(必备材料);

(三)学年鉴定表(必备材料);

(四)休学、退学、转学、转专业、身份信息更改等学籍信息异动材料;

(五)校级以上(含校级)的评优奖励材料;

(六)学生受学院处分或解除处分的决定书或文件;

(七)团组织材料;

(七)毕业生登记表(必备材料);

(八)报到证(大专层次学生必备材料);

(九)体检表(必备材料);

(十)其它有归档价值的材料。

第四章 学生档案的收集

第七条 学生入学时,其原始档案由各新生年级辅导员接收(中职生原始档案由班主任接收),然后移交至各二级学院学生档案管理专员保管。

第八条 学年结束后,各二级学院应以班级为单位,将上学年度形成的档案材料进行整理并归入学生档案。档案材料的归入工作应在新学年开学后一个月内完成,毕业生档案材料的归档工作应在每年的五月前完成。

第九条 档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水钢笔书写;应真实、完整,文字要清晰,不得涂改。

第十条 档案材料须由二级学院审查盖章的,应加盖二级学院公章;个人文字材料应有本人签名。

第十一条 归档材料要求用原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

第五章 学生档案的保管和使用

第十二条 学生档案存放在各二级学院学生档案室保管,档案室应严格遵守国家及学院有关档案管理的安全规定。

第十三条 因工作需要,经学工处批准,有关部门或用人单位工作人员、辅导员或班主任可以查阅学生档案,查阅学生档案应在各二级学院学生档案室进行,并履行登记手续。学生不得查阅本人或他人档案。

第十四条 查阅学生档案时,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

第十五条 学生档案一律不得借出。

第十六条 查阅学生档案时,不得擅自复制学生档案材料;确因本人或工作需要的,经学工处批准,方可复印。

第六章 学生档案的转递

第十七条 学生毕业后,学生档案应及时转出。升学学生档案应转至新的就读学校接收;就业学生可转递至就业单位、就业地人才交流中心或原籍所在地教育局大中专毕业生就业指导中心接收;出国留学、参加二次就业、申请不就业学生的档案,可转递回学生原籍所在地教育局大中专毕业生就业指导中心。

退学、被开除学籍的学生,其档案退回家庭户籍所在地。

第十九条 学生档案原则上按照《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》上报到地址由中国邮政公司通过大学生档案专递方式投递;因现实情况需要转递至其它地址的学生档案,应由接收单位开具调档函后学院按程序转递;接收单位也可派专人领取。学生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,学生本人可到各二级学院档案室办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的,由学生本人承担责任。

第二十条 各二级学院档案员要及时保管、归档、登记调档函和邮政投递单情况,每年度以二级学院为单位将调档函和邮政投递单上交学院综合档案室留存,以备日后查询;对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。

第二十一条 转递出的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留学生档案材料。

第二十二条 学生毕业离校后,各二级学院档案室应及时将《湖南化工职业技术学院学籍信息表》、毕业生集体照等应由学院长期保存的材料移交至学院综合档案室,移交工作应在毕业生离校后完成。